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Le DS 7002 est un document administratif obligatoire pour pouvoir partir en stage aux États-Unis. Rempli et signé avec l’entreprise d’accueil et le sponsor, le formulaire équivaut à la convention de stage française classique. Explications.

Faire un stage aux USA avec le DS 7002

Pourquoi faire un stage aux États-Unis ?

Trouver un stage aux États-Unis est une opportunité unique pour découvrir l’immensité du pays à travers une expérience professionnelle. Le pays de l’Oncle Sam est, aux côtés du Royaume-Uni, du Canada ou de l’Australie, l’une des destinations anglophones privilégiées par les étudiants ou par les jeunes diplômés en quête d’aventure. Effectuer un stage dans une entreprise américaine est une manière d’augmenter ses chances de trouver un emploi en France au terme de ses études. C’est aussi une façon, pour les plus ambitieux, de démarrer une carrière à l’international.

Qu’est-ce que le DS 7002 ?

Réaliser un stage aux États-Unis requiert de l’organisation, notamment au niveau des démarches administratives. Un candidat à la recherche d’un stage outre-Atlantique entendra forcément parler d’un sponsor, du certificat d’éligibilité DS 2019 ou encore de visa J-1 durant ses démarches. Le DS 7002 fait partie de la liste des formulaires incontournables à remplir.

Il est plus communément appelé le « Training/Internship Placement Plan » par les autorités locales. Il s’agit d’un document officiel émanant du Département d’État américain.

Il faut savoir que les États-Unis ont une politique migratoire très stricte au niveau de la paperasse. Il est absolument nécessaire de remplir toutes les conditions pour vivre une expérience de quelques mois sur place. Le DS 7002 fait partie des papiers les plus importants de la procédure. A l’instar du certificat d’éligibilité DS 2019 (lire plus bas), ce formulaire est indispensable pour espérer fouler le sol américain et vivre l’expérience de l’American Dream le temps de quelques mois.

Un substitut à la convention de stage

Le DS 7002 fait office, en quelque sorte, d’une convention de stage classique. Les étudiants sont familiers avec ce genre de document, puisqu’ils doivent en signer une dès leur stage d’observation effectué au collège. Cette convention permet traditionnellement de cadrer les missions et les règles d’un stage. En France, l’entreprise, l’école et le stagiaire signent la convention de stage.

Comme pour un stage français, le document DS 7002 permet de valider un stage réalisé dans le pays de l’Oncle Sam. En outre, il détaille les différentes missions attribuées au candidat-stagiaire.

L’entreprise d’accueil remplit le document, qui est rédigé en anglais. Le futur stagiaire a un droit de regard sur le DS 7002, étant donné qu’il devra le signer, tout comme le sponsor. Il est recommandé de le relire attentivement avant de parapher sa signature au bas du document officiel. Cela évitera les possibles confusions et erreurs commises par l’entreprise qui pourraient altérer la bonne tenue du stage américain. L’étudiant ou le jeune diplômé peut tout à fait renvoyer le DS 7002 à l’entreprise afin qu’il soit le plus juste possible au regard du poste occupé.

Le formulaire DS 7002 à la loupe

Quelles sont les informations qui figurent sur le formulaire DS 7002 ?

• Les informations relatives à l’entreprise, au sponsor et au stagiaire.
• Les coordonnées du tuteur d’entreprise – appelé le supervisor (téléphone, e-mail et fax).
• Les dates de début et de fin du stage.
• Le nombre d’heures de stage effectuées par semaine dans l’entreprise.
• L’indemnisation touchée par le candidat, uniquement dans le cadre d’un stage rémunéré.
• La mention d’une assurance santé en cas d’accident du travail.
• Les différents avantages en nature perçus par le stagiaire (logement, transports en commun, repas etc.).
• Le descriptif des missions effectuées.
• L’intérêt et les objectifs du stage.
• Les connaissances et les compétences futures apprises par le stagiaire.

Le DS 7002 est rempli par l’entreprise d’accueil, à l’instar de la convention de stage, et signé conjointement par le tuteur de stage, l’organisme sponsor et le futur stagiaire.

Le DS 7002 avant le DS 2019

Le document administratif DS 7002 est complété par un document tout aussi important : le DS 2019. C’est un organisme de sponsoring qui délivre ce formulaire attestant la validité du stage aux États-Unis. Le sponsor remet ce certificat d’éligibilité, appelé le DS 2019. En fait, l’organisme agréé par le Département d’Etat américain est le seul à pouvoir contrôler les conditions d’admission d’un candidat-stagiaire aux États-Unis. Le sponsor vérifie ainsi que les missions du stage soient cohérentes avec le domaine de formation suivi par l’étudiant en France.

Dès lors que toute les conditions sont remplies, l’étudiant ou le jeune diplômé peut s’occuper de l’obtention de son visa. Pour un stage, le candidat devra demander un visa de type J-1, quels que soient la durée du séjour et son caractère rémunératoire. Le visa J-1 est, comme les autres permis demandés par les États-Unis, obligatoire pour entrer et séjourner dans le pays. Une agence spécialisée peut faciliter les démarches d’obtention du visa J-1. Attention, seule l’ambassade des États-Unis basée à Paris peut remettre ce fameux laissez-passer pour les États-Unis.

Afin de décrocher son visa, le stagiaire doit ainsi s’armer de son DS 7002 et de son DS 2019 au moment du rendez-vous auprès de l’établissement officiel.

Comment remplir le DS 7002 ?

Le formulaire comprend 5 pages au total, divisé en 4 sections différentes à compléter. Voyons voir en quoi consiste chaque section, et quelles informations seront exigées.

Section 1

La première section correspond aux informations générales concernant le stagiaire. Son nom, ses coordonnées, son sponsor, sa catégorie de programme, son expérience professionnelle, son secteur d’activité, son diplôme, et enfin les dates de stage.

Section 2

La deuxième section concerne les informations de l’organisme d’accueil. Le nom, les coordonnées, le site internet, mais aussi le numéro d’employé attribué au stagiaire, la rémunération financière et non-financière, le nombre d’employés full-time de l’entreprise, et enfin le revenu annuel.

Section 3

Dans cette troisième partie, le stagiaire doit confirmer qu’il a pris connaissance des termes du contrat et qu’il les accepte. Une signature en bas du document est nécessaire, avec la date du jour.

Puis le sponsor devra accepter les termes du contrat en signant à son tour, sans oublier de préciser le numéro du programme.

Section 4

La quatrième section concerne le déroulement des phases du stage. Pour chaque phase, si le stage se déroule dans différents départements, il faudra remplir toutes les informations sur la description des tâches, les objectifs spécifiques, et la liste des personnes responsables du stagiaire durant la phase spécifique. Il faudra également préciser si des activités culturelles seront proposées au stagiaire pendant son séjour aux Etats-Unis, les aptitudes qui lui seront transmises, et comment ces dernières seront mesurées. A la fin de la section, le superviseur devra signer pour assurer que le plan du stage sera bien suivi.

Le pays de l’oncle Sam est une destination idéale pour les étudiants à la recherche d’un stage à l’étranger. Les Etats-Unis offrent de multiples opportunités professionnelles pour débuter en fanfare une carrière à l’international. Pistes et astuces pour trouver un stage aux Etats-Unis.

Atteindre l’eldorado américain

Un renforcement des départs internationaux

De plus en plus de cursus universitaires exigent de leurs étudiants qu’ils partent quelques temps à l’étranger. Ce phénomène n’est pas nouveau. Il a toujours existé, notamment dans les domaines du business international ou de l’apprentissage des langues étrangères. Par exemple, depuis plus de trente ans, le programme Erasmus + invite les étudiants, les professeurs ou les formateurs à faire preuve de mobilité européenne. Mais, le stage à l’étranger s’est grandement renforcé ces dernières années. Comme les recruteurs, les étudiants sont de plus en plus demandeurs d’une expérience à l’international. Quel que soit leur domaine de formation puisqu’il est aujourd’hui possible de trouver un stage de blogueur à Santiago (Chili) ou de ressources humaines à Rabat (Maroc).

Les USA comme destination la plus choisie par les étudiants étrangers

Dans le panel de destinations toutes plus ou moins insolites, les Etats-Unis font figurent de modèles. D’après l’Unesco, le pays de l’oncle Sam est la première destination choisie par les étudiants qui souhaitent s’expatrier de manière temporaire. En effet, ils sont près de 38% à choisir le pays américain. Le Royaume-Uni (23%) et la France (15%) complètent le podium de l’exil étudiant. Le stage aux Etats-Unis a de quoi faire rêver les jeunes européens. La culture américaine est partout : des célèbres smartphones à la pomme en passant par les séries télévisées jusqu’aux fast-food. Si les Etats-Unis font rêver les touristes, c’est aussi le cas pour celles et ceux qui sont en recherche d’un dépaysement professionnel. Les Etats-Unis demeurent la terre où tout est possible. C’est la fameuse idée de l’American Dream qui signifie que n’importe qui peut devenir ce qu’il souhaite, quelque soit son appartenance sociale, ethnique ou religieuse.

Stage aux Etats-Unis : quelles sont les opportunités ?

Les opportunités dans le pays de l’oncle Sam son nombreuses. Les domaines d’activités sont très larges pour effectuer un stage aux Etats-Unis. Il peut s’agir des secteurs du marketing, de la vente ou encore du tourisme implantés dans toutes les grandes villes américaines. Parmi ces dernières, certaines ont des spécificités. C’est le cas de New-York où règne les empires de la mode et de la finance. Les quelques 35 198 Français inscrits au registre des expatriés new-yorkais sont 20% à travailler dans ce secteur-clé de l’économie de la Big Apple.

A l’Ouest, Los Angeles est l’une des villes prisées par les expatriés. Celle-ci se démarque par la prédominance du secteur cinématographique. Avec Hollywood, la cité des Anges est même devenue l’épicentre du septième art américain et international. Plus au sud de Los Angeles, c’est San Francisco qui est la terre idéale pour la fameuse « fuite des cerveaux » qu’elle engendre.

La Silicon Valley se trouve au sud de la City by the Bay. Ce technopole accueille les plus grandes firmes internationales qui se sont fait un nom grâce aux technologies de pointe. Souvent cité en exemple, le campus Googleplex du célèbre moteur de recherche est reconnu pour son espace de travail pionnier en termes d’ambiance décontractée. Nombreux sont les ingénieurs, les informaticiens ou les chercheurs à toucher du doigt l’eldorado promis par le continent américain.

Passer par une agence spécialisée

La demande du visa J-1 n’est qu’un morceau dans le processus pour atteindre le rêve américain. Le papier administratif permettant de voyager et de séjourner outre-Atlantique est d’ailleurs l’une des étapes finales. Pour espérer fouler les terres américaines, il est d’abord nécessaire de trouver un stage aux Etats-Unis de plusieurs mois dans une entreprise. La plupart du temps, un stage américain dépasse la période des trois mois. Certains peuvent durer plus d’un an, voire près de dix-huit mois. Le marketing, la communication, l’administration, les ressources humaines ou la finance font partie des domaines les plus pourvoyeurs de stage outre-Atlantique. Le stage aux Etats-Unis se situe essentiellement dans les grandes villes : New-York, Los Angeles, San Francisco, Chicago et Miami. Pour décrocher son visa J-1, il est obligatoire de faire son stage dans le domaine de formation suivi à la faculté. Il est donc recommandé aux étudiants de chercher un stage aux Etats-Unis d’abord en fonction du secteur appris à l’école.

Le stage aux Etats-Unis n’est pas aussi répandu qu’en France. En effet, il n’est pas courant pour un étudiant américain de réaliser un stage sur ses terres. En tout cas, les cursus universitaires classiques ne l’imposent pas. Il s’agit bien souvent d’une option jugée attrayante pour découvrir le monde de l’entreprise. Par ailleurs, puisque le stage n’est pas courant, la législation américaine ne légifère pas ou peu sur ce qui est appelé les « internships ». Des entreprises américaines et internationales ont donc recours à des étudiants du monde entier. Des organismes ont compris l’intérêt de l’expatriation américaine. Certaines se sont d’ailleurs spécialisées dans la recherche de stages pour les étudiants. La plupart est présente sur Internet, correspondant donc aux besoins numériques des jeunes générations. Pour faire comme les 163 000 Français qui vivent aux Etats-Unis, il est utile de se tourner vers ces organismes. Certains ont même une base de données actualisée des offres de stage en cours.

Les avantages de privilégier des organismes spécialistes du stage aux Etats-Unis :

• Trouver rapidement un stage adapté au besoin de l’étudiant.
• Profiter d’une sélection d’entreprises d’accueil sérieuses.
• Tester son éligibilité auprès d’un conseiller spécialisé.
• Faciliter les démarches pour l’obtention d’un logement ou pour la souscription à une assurance.
• Être suivi tout au long du stage par l’organisme qui s’assure de son bon déroulement.

S’envoler pour un stage ou pour un job d’été aux Etats-Unis impose d’avoir avoir des documents en sa possession. Qu’ils soient exigés à la douane ou dans la vie de tous les jours, ces papiers sont nécessaires pour vivre un séjour réussi. Liste des documents à n’oublier sous aucun prétexte dans sa valise.

Tu viens de décrocher ton stage ou ton job d’été à Miami, à San Francisco, à New York ou à Los Angeles ? Avant l’excitant départ qui t’attend, tu dois préparer tes affaires. Dans cette situation redoutée, il est nécessaire d’être rigoureux. L’objectif est de ne rien oublier. Et, les vêtements ne sont pas les seuls affaires à mettre dans la valise d’un futur stagiaire ou saisonnier. Des documents, très divers, te seront exigés pour assurer ton voyage dans le pays de l’oncle Sam. Ce dernier a par ailleurs durci ses conditions d’entrée et de séjour. Le décret pris par le président Donald Trump le 27 janvier 2017 vise, en effet, à restreindre l’accès du pays aux ressortissants de sept pays (Syrie, Iran, Soudan, Libye, Somalie, Yémen et Irak). En cas de doute sur la situation migratoire des Etats-Unis, le gouvernement français recommande de s’adresser à l’ambassade américaine implantée à Paris.

Les papiers d’identité

La carte d’identité et le passeport sont inoubliables avant d’entamer un séjour de plusieurs mois à l’étranger. Ils permettent de justifier son identité auprès des autorités américaines compétentes. Une fois sur place, la carte d’identité peut être demandée pour la constitution de dossiers administratifs divers comme une potentielle embauche après le stage. Le passeport, lui, est un document de voyage où figurent le nom, la date, le lieu de naissance et la signature de son possesseur. Depuis 2009, le passeport électronique a laissé sa place au passeport biométrique doté de deux empreintes digitales du voyageur. A durée d’expiration limitée dans le temps, le passeport (10 ans) et la carte d’identité (15 ans) doivent être valides au moment du départ. Les démarches pour une première demande ou pour un renouvellement doivent se faire en mairie. Un mineur non-accompagné par ses parents aura besoin d’une autorisation de sortie du territoire signé par l’un de ses tuteurs légaux. Ces documents doivent être bien rangés dans un portefeuille ou dans un bagage à main.

Le Visa J-1 Intern, Trainee ou Work and Travel

Le visa est un document obligatoire pour entrer et séjourner aux Etats-Unis. Il en existe près d’une centaine qui s’adresse à des publics très variés : touristes, journalistes, voyages diplomatiques ou d’affaires. Dans le cadre d’un stage d’étude ou d’un emploi saisonnier aux Etats-Unis, c’est le visa J-1 qui sera le plus adéquat. En effet, il s’adresse particulièrement aux étudiants et aux jeunes diplômés. Il en existe trois sortes : Intern, Trainee et Work and Travel. Le visa est à demander auprès de l’ambassade des Etats-Unis, seulement une fois le stage validé par le sponsor et le document d’éligibilité DS 2019 transmis par le même organisme. Les risques de voyager sans visa sont beaucoup trop importants pour oublier de mettre son visa J-1 dans ses bagages. En effet, l’administration américaine peut exiger un renvoi immédiat pour celui qui ne détient pas son visa.

Les billets d’avion

Personne ne se risquerait à omettre ses réservations de vol au moment d’embarquer ? Et pourtant, des étourderies arrivent fréquemment. Les conséquences sont trop nombreuses pour faire l’impasse dessus. Imagine : il faudrait acheter un billet d’avion en urgence, et donc engager des frais supplémentaires malvenus. Ou bien reporter son séjour et le début de son stage. Dès la réservation faîte, il faut ranger ses billets d’avion avec soin jusqu’au moment du départ. Vérifier les dates d’aller et de retour, les horaires et les aéroports desservis est essentiel avant d’imprimer ses réservations. Pour optimiser au mieux le coût du départ, il existe des conseils. Comme celui de commander ses billets longtemps en avance.

Le DS 7002, ou la convention de stage

Ce document est étroitement lié avec le certificat d’éligibilité, appelé DS 2019, qui valide la tenue d’un stage. Le système américain diffère de l’organisation française. En effet, les Etats-Unis ne fonctionnent pas avec une convention de stage. Son remplaçant administratif est le DS 7002. C’est à l’entreprise d’accueil de remplir ce document obligatoire qui comprend les détails du stage : dates de début et de fin, les missions exercées dans l’entreprise, le volume horaire hebdomadaire et le montant de l’indemnisation en cas de stage rémunéré.

L’assurance voyage

Pour pallier le moindre imprévu sanitaire, une assurance voyage est nécessaire. Celle-ci permet de couvrir les frais médicaux qui, aux Etats-Unis, peuvent être exorbitants. En effet, le pays de l’oncle Sam est champion du monde des tarifs pratiqués de santé. Par exemple, les hospitalisations peuvent se chiffrer en milliers d’euros. AXA, April, Smeno, Allianz, Chapka Assurances, plusieurs organismes proposent une assurance voyage. Il n’est pas simple de se retrouver au milieu de toutes les offres. Pour s’assurer au mieux, il est recommandé de prévoir des options liées au rapatriement sanitaire, aux frais médicaux et d’hospitalisation et à la responsabilité civile en cas de dommage créé à un tiers. Il est, par ailleurs, conseillé de voir son médecin dans l’objectif de faire un point sur son état de santé.

La carte bancaire aux Etats-Unis

Tu ne pourras pas assurer ton séjour sans moyen de paiement aux Etats-Unis. Rassure-toi :  les cartes bancaires classiques de type Visa et MasterCard sont valables outre-Atlantique. En revanche, avant le départ, il faut penser à vérifier les plafonds de paiement et de retrait afin notamment de couvrir des frais médicaux. Certaines cartes bleues requièrent également une activation pour fonctionner sur un plan international. N’hésite pas à passer auprès de ton conseiller pour faire un point sur les options à l’étranger de ton compte. Des banques prélèvent aussi une commission sur chaque règlement effectué. Pense alors à ne pas trop utiliser ta carte bleue pour des petites sommes.

Le permis de conduire internationale

Le futur stagiaire ou saisonnier doit embarquer avec soi son permis de conduire. Même dans le cadre d’un lieu de travail bien desservi par les transports en commun à proximité du logement. De plus, le permis est parfois demandé dans les annonces pour effectuer des missions à extérieur. On voit surtout cette condition dans le cadre d’un stage à vocation marketing ou commercial.  Mais, le permis français ne sera valide sur le sol américain que pour un séjour de moins de trois mois. En cas de voyage excédant les 90 jours, il sera demandé un permis de conduire international. La démarche – de surcroît gratuite – pour l’obtenir se fait en préfecture.

Pour optimiser au mieux son séjour aux Etats-Unis, nous te conseillons d’embarquer avec toi les versions papier et numérique, sur une clé USB ou à l’aide d’un cloud, de ces différents documents. Tu pourras ainsi les imprimer à n’importe quel moment de ton séjour.

Pour qu’un étudiant ou un jeune diplômé puisse effectuer son stage ou son job d’été aux Etats-Unis, il doit régulariser sa demande de visa J-1. Partir à l’aventure américaine sans ce précieux document officiel comporte des risques inutiles.

Voyager est une réelle opportunité de s’ouvrir au monde extérieur. Que ce soit un stage, un emploi saisonnier ou un séjour linguistique, c’est aussi un excellent moyen d’augmenter son employabilité, à savoir ses chances de trouver un emploi une fois les études terminées. Mais, voyager comporte un certain nombre d’obligations. Certains métiers – dans la relation clients, le marketing ou l’hôtellerie – requièrent par exemple de parler couramment une deuxième langue. Les règles de sécurité et de sûreté sont aussi des incontournables au séjour à la saveur international. Chaque pays détient sa propre législation en vigueur. Et, les Etats-Unis ne font pas figurent d’exception en la matière. Bien au contraire.

Le visa comme porte d’entrée

Tu es atteint d’une lourde pathologie appelée communément la phobie administrative et tu souhaites quand même partir aux Etats-Unis sans avoir décroché ton précieux sésame ? A savoir le visa J-1 qui permet de valider ton stage ou ton job d’été sur les terres de l’oncle Sam. Sache que c’est une très mauvaise idée !

En effet, fouler le territoire américain sans autorisation préalable est illégal, quel que soit le but du séjour : touristique, privée, professionnel ou d’affaires. Parfois confondu avec le passeport ou le titre de séjour, le visa est un document officiel collé sur son passeport permettant à une personne de rentrer et de séjourner sur le territoire américain. Il existe près de 80 visas différents qui s’adressent aussi bien à des touristes, des étudiants, des journalistes ou des entrepreneurs. L’un d’entre eux, le visa J-1, est spécialement conçu pour les étudiants et les jeunes diplômés souhaitant vivre une aventure mémorable outre-Atlantique durant plusieurs mois.

Le visa J-1 se décline de trois façons selon le profil du candidat et l’objectif pédagogique de son séjour. L’obtention du visa J-1 est l’ultime étape après avoir déniché un stage et après avoir signé avec un sponsor pour valider le séjour. Pour se le procurer, il est nécessaire de prendre rendez-vous auprès de l’ambassade des Etats-Unis en France. Dans une lettre signée par l’officier consulaire Lindsay Coffey, l’établissement implanté à Paris précise que pour ceux qui souhaitent effectuer un stage en Amérique du Nord, « l’obtention d’un visa J-1 est requis avant de partir pour les Etats-Unis ». Et de poursuivre : « Le visa J-1 est obligatoire pour tout stagiaire, même si le stage est pour un durée de 90 jours et n’est pas rémunéré ».

Pas de visa, renvoi immédiat

L’absence de régularisation d’un titre de séjour aux Etats-Unis est hautement risqué pour le mercenaire qui serait tenté par cette éventualité délictueuse. Surtout que, depuis le 27 janvier 2017, les conditions d’entrée pour les Etats-Unis – déjà renforcées suite aux événements qui ont eu lieu le 11 septembre 2001 – s’avèrent plus drastiques. A cette date, un décret présidentiel pris par Donald Trump entend réduire l’accès du pays américain aux ressortissants de sept pays, à savoir la Syrie, le Soudan, l’Iran, la Lybie, la Somalie, l’Irak et le Yémen. « Ceux qui arrivent aux Etats-Unis en n’ayant pas le type de visa correct risquent de se voir refuser l’entrée », explique l’ambassade des Etats-Unis à Paris. Et d’ajouter le danger « d’être renvoyés immédiatement dans leur pays d’origine ».

Selon le droit pénal américain, l’entrée illégale qualifiée « d’irrégulière » est considéré comme étant un crime pour un non-citoyen des Etats-Unis. La personne peut être condamnée et emprisonnée pour une période de six mois au maximum. En plus, l’auteur du crime peut écoper d’une lourde amende. S’il ne s’agit pas de la première infraction connu du fautif, la peine de prison peut aller jusqu’à deux années d’enfermement.

Passer la frontière sans le visa constitue une première étape avant un renvoi qualifié d’immédiat. Sans visa, le candidat au départ devient ainsi non-admissible dans le pays de l’oncle Sam. Le service d’immigration américain est extrêmement attentif à la réglementation.

A votre arrivée à l’aéroport John-F.-Kennedy de New-York ou celui de San-Francisco, un passeport en règle sera demandé au nouvel arrivant. Le visa doit obligatoirement être collé dessus pour envisager d’aller plus loin. Travailler sur place sans visa interdit en outre l’accès à des services parfois primordiaux comme l’ouverture d’un compte en banque, la souscription à une sécurité sociale ou encore la possibilité de passer le permis de conduire.

Que faire lorsque son visa a expiré ?

L’une des particularités de ce document obligatoire réside dans son caractère expiratoire. De la même manière que rentrer et travailler illégalement aux Etats-Unis constitue un crime, rester aux Etats-Unis une fois la date limite de visa dépassée est illégal et peut également être lourdement sanctionné.

Par exemple, rester six mois au-delà de la période autorisée et inscrite sur le visa constitue une infraction pour laquelle le fautif risque une interdiction d’entrée du territoire américain pendant trois ans. Cette inadmissibilité peut aller jusqu’à dix ans selon la gravité des faits.

Un visa ne peut être prolongé sans effectuer une demande préalable auprès du Département d’état des Etats-Unis équivalent à notre ministère des Affaires étrangères. C’est ce dernier qui gère les différentes ambassades implantées aux quatre coins du globe. Il faudra ainsi déposer une nouveau dossier afin de séjourner aux Etats-Unis plus longtemps ou sur une prochaine période. Quelle que soit la situation, il est vivement conseillé de se renseigner auprès de l’Ambassade américaine à Paris pour connaître les modalités d’un renouvellement de visa.

L’obtention d’un stage aux Etats-Unis passe par la recherche d’un sponsor. Cet organisme certifié par l’Etat américain a, entre autres, pour but de valider le stage. Focus sur le sponsor et ses intérêts pour le stagiaire.

Tu recherches actuellement un stage à l’étranger et plus précisément aux Etats-Unis ? Lors de tes recherches et de tes démarches, tu ne pourras pas passer à côté de la notion encore méconnue de sponsor. Attention, le sponsor n’est pas l’équipementier qui placarde sa marque partout ou fait de la publicité dans une enceinte de sport.  Il ne rémunère pas non plus le stagiaire ! Dans le cadre d’un stage aux Etats-Unis, le sponsor officialise en quelque sorte ton éligibilité à un programme d’échange culturel. Quelques critères d’éligibilité sont requis pour effectuer un stage à l’étranger :

• Être âgé d’au moins 18 ans ;
• Faire des études en cours dans une université française ou être jeune diplômé pouvant justifier d’une expérience professionnelle ;
• Trouver un stage qui a un rapport avec le domaine de formation étudié.
• Avoir le niveau de langue requis par l’offre de stage pouvant aller de la simple acquisition de bases à un niveau bilingue. En règle générale, il est demandé de « parler couramment » l’anglais.

Qu’est-ce qu’un sponsor ?

Pour réaliser un stage à l’étranger et ainsi embrasser le rêve américain à Miami, New York, Los Angeles ou San Francisco, tu dois être sponsorisé. Un sponsor est un organisme ou une fondation privée agréé par le Département d’Etat des Etats-Unis, chargé des relations internationales, dont l’ambassade détient des quotas annuels de visas. InterExchange, CIEE, ASSE ou encore Intrax, les différents sponsors disponibles sur le marché gèrent les programmes d’échanges culturels à destination des Etats-Unis. L’objectif du sponsor est de s’intéresser à l’employeur pourvoyeur d’offres de stage à l’international. L’organisme à but non-lucratif passe à la loupe aussi bien le dossier monté par le futur stagiaire que les missions qu’il effectuera dans l’entreprise. Il s’assure ainsi de l’intérêt pédagogique du stage et la faisabilité du projet. Tous les domaines ne sont pas pris en compte par le sponsor. Pour remplir au mieux son dossier en anglais, il est important de se référer à un intermédiaire tel qu’une agence de placement afin de tester son éligibilité. Pour rappel, le stage effectué à l’étranger doit avoir un rapport conséquent avec les études suivies en France par le futur expatrié.

Une fois débarqué aux Etats-Unis, le stagiaire devra se rendre au service des douanes pour faire authentifier son passeport et son visa.

Payé par le candidat, le sponsor propose divers services pour assurer la bonne tenue du stage. Le sponsor fournit par exemple une assurance maladie. C’est vers ce dernier que devra se tourner le stagiaire en cas de couverture sociale et médicale. Par ailleurs, il peut répondre aux besoins du stagiaire comme celui de prolonger son stage ou redéfinir les missions. Si le stagiaire a besoin de voyager en dehors des frontières américaines pendant son stage, il devra se tourner vers son sponsor. L’organisme-sponsoring devient, de facto, un interlocuteur de choix sur place. Passer par un sponsoring américain est indispensable grâce à l’analyse et à l’accompagnement pédagogiques qu’il effectue. De plus, le sponsor remet au candidat le nécessaire formulaire officiel d’éligibilité également appelé le DS 2019.

Le sponsor délivre le DS 2019

Le DS 2019 – ou Certificate of Eligibility for Exchange Visitor (J-1) Status – est un certificat d’éligibilité fourni par le sponsor. Il n’est donné que lorsque le dossier a été vérifié et validé par l’organisme. S’il facilite l’obtention du visa J1 (voir plus bas), il ne le garantit pas pour autant. Ce formulaire administratif d’une page est une première étape en vue de décrocher son visa auprès de l’Ambassade des Etats-Unis basée à Paris. Dans le formulaire, plusieurs champs doivent être remplis. Les coordonnés de l’étudiant, les noms du sponsor et de l’entreprise d’accueil, la durée et un bref descriptif du stage ainsi que les fonds nécessaires et estimés pour la durée du séjour doivent être renseignés. Il est par ailleurs conseillé de conserver son DS 2019, même une fois le stage passé. En effet, il pourra être redemandé dans le cadre d’un nouveau stage aux Etats-Unis.

Passage obligatoire pour obtenir le visa J-1

Il existe près de 80 visas différents pour pouvoir fouler le sol américain. C’est d’ailleurs une obligation de la part d’un candidat à l’expatriation dans l’un des cinquante états composant les Etats-Unis. Ce document est exigé par la douane américaine pour pouvoir entrer et séjourner dans le pays de l’oncle Sam. Il en existe pour les touristes, pour les journalistes ou encore pour les voyages d’affaires. Le visa J-1 concerne, quant à lui, plus spécifiquement les étudiants ou les jeunes diplômés.

Pour les stages, il en existe deux sortes : le visa J-1 Intern et le visa J-1 Trainee. Le premier dispositif s’adresse aux étudiants de l’enseignement supérieur et aux jeunes diplômés depuis moins d’un an qui souhaitent partir pour un stage pendant douze mois au maximum. Dans ce cadre-là, aucune expérience professionnelle n’est demandée. Le visa J-1 Trainee concerne essentiellement les diplômés depuis plus d’un an qui peuvent justifier d’une expérience professionnelle égale à une année dans le domaine recherché avec le stage. Ce dernier peut durer jusqu’à dix-huit mois. Les personnes sans diplômes ne sont pas mises sur la touche. Pour bénéficier du programme Trainee, un candidat au stage doit avoir cinq années d’expérience professionnelle dans le domaine du stage.

Toutes ces démarches peuvent apparaître comme lourdes et contraignantes. Cependant, il est vivement recommandé de se faire aider par une agence de placement spécialisée. Cet intermédiaire entre le candidat et le sponsor aiguille l’étudiant au moment de réaliser son dossier.  Habitués à travailler avec les sponsors, les conseillers de l’agence connaissent parfaitement les exigences de ces organismes et facilitent ainsi la finalité des démarches, à savoir la validation du dossier et l’obtention du fameux visa.

Stage aux USA, la question des taxes

Partir en stage aux États-Unis, est une sacrée aventure, et représente même pour certain un défi à accomplir. Cette expérience aussi enrichissante soit-elle, s’accompagne de quelques formalités qu’il vaut mieux connaitre avant d’arriver. L’une d’elles est la question des taxes.

Si vous faites partie des petits chanceux qui vont être rémunérés pendant leurs stages sous visa j-1, vous vous êtes sûrement posé des questions du type : « Vais-je payer des taxes en arrivant aux États-Unis ? », « Quelles taxes dois-je payer ? », « Comment ces taxes seront prélevées ? », et bien d’autres…

No stress ! L’équipe du Visa J-1 vous dit tout sur la question !

Suis-je redevable de taxes sous Visa J1 ?

Pour commencer, et bien sachez que oui ! En tant que participants au programme visa J-1, vous aurez le statut d’étranger non-résident. Vous devrez payer des taxes fédérales et locales.

Si vous êtes rémunéré pendant votre stage, vous devrez également payer des impôts sur le revenu. Ceux-ci seront probablement automatiquement déduits de votre salaire par votre entreprise d’accueil. Vous devrez également remplir le premier jour de votre stage un formulaire « W-4 Employee Withholding Allowance Certificate », que votre employeur vous fournira. C’est de votre responsabilité de compléter et soumettre ce formulaire à votre employeur. Suivant les informations vous fournirez dans le formulaire W-4, votre employeur calculera le montant de vos taxes fédérales, des impôts d’état et locaux qui seront retenus de votre salaire (cliquez ici pour voir comment remplir le formulaire W-4).

Même si vous êtes obligé de payer des taxes et des impôts, vous n’êtes pas redevable de TOUTES les taxes exigées à un Américain.

Obligations et exemptions

Soyez attentifs nous vous renseignons sur les taxes et impôts que vous devrez obligatoirement payer (sauf exception) et celles dont vous serez exempté :

• Les stagiaires en visa J1 devront donc payer l’Impôt sur le revenu Fédéral (Federal Income Tax), l’Impôt sur le revenu d’Etat (State Income Tax), l’Impôt sur le revenu Local ou de la ville s’ils existent, suivant la ville (Local or City Income Tax).
  Vous devez absolument vous assurer de vous être acquitter de tous les paiements de vos impôts et taxes. Le défaut de paiement des impôts et des taxes peut vous valoir une interdiction de retourner aux États-Unis.
• Cependant, vous êtes généralement exempts de payer les taxes « FICA » et  « FUTA », qui correspondent à la taxe de Sécurité Sociale: Impôt d’assistance médicale (Social Security & Medicare Tax) et à la Taxe de Chômage Fédéral (Federal Unemployment Tax). Etant donné que logiquement vous ne pouvez ni cotiser pour le chômage, ni bénéficier d’aides sociales, vous n’avez donc pas à les payer. Il va alors de soi que votre employeur n’a pas à les payer non plus.

Renseignez-vous bien auprès du comptable de l’entreprise au sujet des taxes, car une fois payées, il est très difficile de se faire rembourser les erreurs de paiements.

Quid du remboursement ?

À la fin de votre stage, vous pourrez revendiquer le remboursement d’une partie, voire de la totalité des impôts et taxes que vous avez payé pendant votre séjour aux États-Unis (cliquez ici pour plus de renseignement à ce sujet). A savoir que l’entreprise qui vous accueillera en stage devra vous fournir le formulaire « W2 », qui récapitule le montant total des salaires versés. Étant donné que les taxes sont calculées sur la base des salaires versés durant l’année, le formulaire W2 n’est disponible qu’à partir du mois de janvier de l’année suivante.

Ce formulaire est indispensable pour obtenir le remboursement de certaines taxes.

Si vous ne recevez pas le formulaire W2, nous vous conseillons de contacter votre employeur afin d’en faire la demande. Pour obtenir des informations à jour et spécifiques, nous vous recommandons fortement de visiter le site de IRS (Internal Revenu Service).

Yasmine Hakimi

 

Le visa J-1 (ou Exchange Visitor Program) a été créé en 1961. Il autorise les jeunes à découvrir professionnellement le pays de l’oncle Sam. Si vous êtes étudiant ou jeune diplômé, vous êtes très probablement éligible pour faire un stage aux Etats-Unis.

A quoi me sert un visa J-1 ?

Comme le rappelle couramment l’ambassade américaine à Paris, il est obligatoire d’obtenir un visa J1 pour faire un stage. Et ce, quelle que soit sa durée ou sa rémunération.

Quels sont les différents Visa J-1 ?

Il existe plusieurs types de visa : le visa J-1 Intern pour les étudiants ou diplômés de moins de 12 mois. Et, le visa J-1 Trainee pour les jeunes justifiant d’au moins un an d’expérience professionnelle. En tant qu’étudiant en intern, vous pouvez exercer pendant 12 mois au maximum. En tant que trainee, vous pouvez rester sur place jusqu’à 18 mois. Seuls les domaines de l’hôtellerie et de la restauration sont limités à un an de stage en entreprise. Les destinations les plus populaires sont les états de New York et de Californie, prisés pour leurs nombreuses opportunités professionnelles. En dehors des stages, il existe aussi le programme Work and Travel. Ce dernier permet aux étudiants de faire un emploi saisonnier aux Etats-Unis pendant l’été.

Quelles sont les démarches à réaliser ?

Pour obtenir son précieux sésame, il est nécessaire de monter un dossier administratif. Il est recommandé de s’entourer d’une agence chargée des programmes J-1 comme la nôtre.

Vérification de l’éligibilité

L’agence se charge de vérifier votre éligibilité et celle de votre entreprise. Elle s’assure que tous les papiers que vous fournissez répondent aux exigences du Département d’état américain. L’agence va aussi guider votre employeur dans les démarches administratives. Surtout pour celles qui n’ont jamais accueilli de stagiaire international auparavant.

L’obtention du DS 2019

Ensuite, l’agence en charge de votre dossier l’envoie à un de leurs sponsors. Ce dernier vous délivre un formulaire obligatoire appelé le DS 2019. Les délais de traitement varient entre deux et quatre semaines selon l’organisme de sponsor. Il existe de nombreux sponsors qui ont des exigences très différentes. Les agences sont donc là pour choisir celui qui sera le plus approprié à votre projet.

Prendre rendez-vous à l’ambassade des Etats-Unis

Vous obtiendrez le DS 2019 en main et vous payerez les frais de Sevis. Ensuite, vous pourrez prendre rendez-vous à l’ambassade des Etats-Unis à Paris. Pour cela il faut remplir le document DS 160 et payer les frais de chancellerie demandés par l’institution officielle. L’Ambassade vous renvoie votre passeport accompagné de votre visa trois à cinq jours après votre rendez-vous.

Le rôle du sponsor sur place

Le sponsor vous fournit automatiquement une assurance médicale comprenant le rapatriement et la responsabilité civile en cas d’imprévu. Il fournit aussi un accompagnement pendant toute la durée de votre séjour. Par exemple, c’est le cas pour les démarches pour obtenir votre numéro de sécurité sociale.

Si vous n’avez pas encore trouvé de stage aux USA, consultez les offres de notre partenaire My Internship Abroad

Dois- je obligatoirement passer par une agence ?

Rien ne vous empêche de compiler votre dossier directement auprès du sponsor. En revanche, l’obtention du visa J-1 s’avère plus longue et plus difficile. Les agences spécialisées sont donc là pour faciliter les démarches du candidat.

• Des spécialistes comme Visa J-1 coopèrent avec plusieurs sponsors américains. Ils peuvent ainsi attribuer celui qui convient le mieux à votre projet de départ.
• Elles connaissent en détails la réglementation sur les visas et la sécurité américaine en matière d’immigration. Toute erreur dans votre dossier peut entraîner un rejet. Il est donc important d’avoir l’avis d’un spécialiste avant de passer par la case ambassade des États-Unis.
• Les démarches peuvent être longues pour les étudiants. Les agences sont là pour répondre à toutes vos questions. Le sponsor, quant à lui, ne validera la candidature qu’une fois le dossier complet.

L’ambassade des États Unis à Paris répertorie les agences chargées du programme J-1 en France. Pour optimiser votre budget, pensez à comparer les tarifs pratiqués par les différents organismes.